1. S čím je najlepšie začať? Čo je najlepšie začať vypĺňať ako prvé?

Odporúčam najprv si vyplniť číselníky v časti „Číselníky“ – „Zoznam zamestnancov“, „Číselník pracovných pozícií v organizácii“, „Zoznam sprostredkovateľov“ (príp. aj „Číselník pracovísk organizácie“, „Zoznam podporných aktív“, „Zodpovednosti zamestnanca“, Číselník kľúčových miestností)“.  Následne pokračujte v záložke „Ochrana osobných údajov“ – „Evidencia účelov a agend“ s vypĺňaním jednotlivých údajov.
 
 

2. Kde nájdem vzorovú bezpečnostnú dokumentáciu ?

Vzory dokumentov nájdete na hlavnej lište aplikácie v časti – „Ochrana osobných údajov“ – „Bezpečnostná dokumentácia“ – „Vzory dokumentácie OOÚ“.
Účelová dokumentácia pre daného prevádzkovateľa obsahuje dokumenty určené pre daný typ prevádzkovateľa /firma, obec, mesto, škola, .../. Kliknite na „Načítať dokumenty aktuálne platné“.
 
 

3. Aké tlačové výstupy – dokumenty softvér generuje ?

• Informačná povinnosť (IP celková, IP vo vzťahu k zamestnancom, IP pre kamerové systémy)
• Informačná tabuľka 1. vrstvy (kamery)
• Záznam o spracovateľských činnostiach
• Export vybraného procesu/agendy a účelu spracúvania
• Záznam o poučení oprávnenej osoby, Hromadný záznam o poučení OO
• Export záznamu personálnej bezpečnosti
• Odpoveď na žiadosť dotknutej osoby
• Záznamy o likvidácii a oznámenie o likvidácii dotknutej osobe
• Záznamy o bezpečnostných incidentoch
• Hlásenie na Úrad na ochranu osobných údajov
• Evidencia kľúčov od uzáverov v objekte
• Test proporcionality
• Správa z auditu (vrátane nezhôd auditu a riešiteľov, export auditu)

 
4. Je možné pridávať do aplikácie vlastné vzory dokumentov ?

Vlastné vzory dokumentov nie je možné pridávať do softvéru, ale môžete pridávať vlastné interné dokumenty v časti „Ochrana osobných údajov“ – „Bezpečnostná dokumentácia“ – „Interná dokumentácia“.
 

 
5. Nainštaloval/-la som si softvér, ale nemám sprístupnené všetky okná. Ako mám postupovať ?

Po stiahnutí softvéru je potrebné ako prvé vyplniť údaje o prevádzkovateľovi (t. j. údaje o firme) v časti „Prevádzkovateľ“ a následne používateľov v časti „Používatelia“.
 
 

6. Je možné importovať údaje do softvéru ?

Áno, údaje je možné importovať. Túto funkcionalitu nájdete v časti „Systém“ – „Import údajov“ (napr. hromadný import zamestnancov cez „Import z externých systémov cez Excel“).
 
 

7. Pri zalicencovaní softvéru som si zvolil/-la vzorovú databázu pre konkrétny typ prevádzkovateľa /firma, obec, mesto, škola,.../. Znamená to, že už nemusím nič vypĺňať ?

V prípade, že ste si zvolili vzorovú databázu, neznamená, že aplikáciu máte nastavenú a nemusíte s dátami ďalej pracovať. V časti „Ochrana osobných údajov“ – „Evidencia účelov a agend“ je potrebné si vyselektovať tie spracovateľské činnosti, ktoré nemáte a tieto odstrániť alebo naopak doplniť chýbajúce agendy. V opačnom prípade by dáta neodrážali skutočný stav vo vašej organizácii a tlačové výstupy by boli nesprávne. Rovnako je potrebné si prejsť všetky účely spracúvania a podobne ako v prípade agend vyselektovať tie, ktoré nemáte a tieto odstrániť, príp. upraviť alebo doplniť ďalšie účely spracúvania. Následne je potrebné si prejsť každú záložku v tejto časti aplikácie pri každej agende a účele spracúvania (to je dôležité zdôrazniť) a skontrolovať správnosť vzorových údajov – napr. právny základ spracúvania OÚ, rozsah OÚ, okruh dotknutých osôb, lehota spracúvania OÚ, príjemcovia poskytovania OÚ, a i.).
 
 

8. Aké sú to automatizované a neautomatizované prostriedky spracúvania osobných údajov ?

• Automatizované prostriedky spracúvania : informačné a komunikačné technológie, prostredníctvom ktorých sa spracúvajú osobné údaje v elektronickej podobe.
• Neautomatizované prostriedky spracúvania : dokumenty v papierovej podobe (spisy, zložky, evidencie, fotokópie, ...)

 

9. Ako si stiahnem aktualizáciu ?

V prípade, že je k dispozícii nová verzia, na hlavnom okne softvéru sa zobrazí nasledovná ikona s textom:
Pri používaní aktuálnej verzie sa zobrazuje nasledovná ikona s textom:
 

Nová verzia programu je pripravení na stiahnutie

Používate aktuálnu verziu programu

 

 
10. Na akú dlhú dobu je garantovaný bezplatný update ?

Bezplatný update softvéru je garantovaný na 12 mesiacov. Teda akékoľvek legislatívne zmeny v oblasti ochrany OÚ počas tohto obdobia vám budeme posielať formou upgrade. Po uplynutí 12 mesiacov máte nárok na voliteľný maintenance formou jednorazového poplatku vo výške 10 % obstarávacej ceny softvéru na rok, čo predstavuje 20 Eur + DPH/ročný poplatok bude garantovať plnú podporu.
 
 

11. Aký je rozdiel medzi oprávnenou osobou a zodpovednou osobou ? Kto je dotknutá osoba ?

Oprávnená osoba : je fyzická osoba, ktorá prichádza do kontaktu s osobnými údajmi u prevádzkovateľa v rámci plnenia svojich pracovných (služobných) povinností alebo obdobného vzťahu s prevádzkovateľom (založeného napr. na základe poverenia, vymenovania, zvolenia alebo v rámci výkonu verejnej funkcie)
Zodpovedná osoba :  je oprávnená osoba, ktorá zabezpečuje dohľad nad ochranou osobných údajov pri spracúvaní osobných údajov u prevádzkovateľa alebo sprostredkovateľa
Dotknutá osoba : je fyzická osoba, o ktorej sa spracúvajú osobné údaje (napr. v personálnej a mzdovej agende je dotknutou osobou zamestnanec)
 

12. Aké sú systémové požiadavky na počítač, na ktorom budem mať nainštalovaný softvér ?

• Windows 7 SP1 a vyšší
• 2 GB RAM
• NET Framework 4.5
• Databázový server MS SQL Express, alebo predplatné na Windows Azure (inštalačný balík obsahuje  MS SQL server 2014 Express)
• 10 GB voľného miesta na systémovom disku (MS SQL server a aplikácia)
• Monitor rozlíšenia Full HD 1920 x 1080 (16:9)

Povinnosti pri prevádzke softvéru na strane zákazníka nájdete na :
https://www.zona-gdprsoftware.eu/download/files/Povinnosti_zakaznika.pdf
 
 

13. Podporuje softvér aj iný druh databáz ako je MS SQL ?

Softvér ISIT software SK podporuje len databázu MS SQL.
 
 

14. Aké sú možnosti licencovania ?

Možnosti licencovania sú nasledovné :
•    Admin licencia  = plnohodnotná licencia určená len pre 1 PC
•    Klientske licencie = sú určené pre rozšírenie na ďalšie PC v rámci jednej organizácie
•    Multilicencia = je určená pre správu viacero organizácií (IČO) jedným adminom
 
 

15. Je k dispozícii manuál k používaniu softvéru ?

Áno. Manuál – používateľskú príručku k softvéru nájdete v časti „Systém“ – „Pomoc“ v pdf. formáte. Inštalačný manuál dostávate spolu s licenčnými kľúčmi pri zakúpení softvéru. Ďalšie návody, tipy a rady nájdete na našom webe.
 
 

16. Ako si obnovím licenciu po uplynutí ročného upgrade ?

Postup pri obnove licencie po uplynutí ročného upgrade nájdete v časti „Systém“ – „Licencovanie“ v pdf. formáte v pravej hornej časti okna.
 
 

17. Je potrebné vykonávať zálohy ? Ako často ?

Zálohy odporúčame vykonávať vždy po každej zmene údajov v aplikácii pomocou funkcie na to určenej „Systém – Záloha a obnova databázy“. Odporúčame si tieto zálohy archivovať mimo počítač.
 
 

18. Zabudli sme prihlasovacie údaje do softvéru. Prídeme týmto o všetky údaje, ktoré sme mali v aplikácii zadané ?

Nie neprídete. Ak doručíte Vašu zálohu databázy naším technikom, vedia Vám tieto údaje za poplatok podľa aktuálneho cenníka získať.
 
 

19. Aplikácia mi začala hlásiť „Prístup k databáze nie je funkčný“. Čo to znamená ?

Z nejakého dôvodu sa Vaša aplikácia nedokáže pripojiť na databázu a tým nemá prístup k údajom. Dôvodov môže byť viacero. Postupujte podľa týchto krokov:
1)    Otvorte „Správcu úloh“ (kliknutím pravým tlačidlom myši na spodnú lištu) a v záložke „Služby“ skontrolujte službu „MSSQL$SQLEXPRESS“ či je spustená. Ak nie kliknite pravým tlačidlom maši na riadok a dajte „Spustiť“.
2)    Zistite, či systém Windows nežiada nejaké aktualizácie systému. Ak áno vykonajte ich a reštartujte systém Windows. Vykonajte krok č.1.
3)    Zistite, či ste nevykonali systémovú zmenu názvu počítača. Ak áno, je treba zmeniť v „Systém - Nastavenie“ karta „Databázový prístup“ názov databázového prístupu na aktuálny.
4)    Ak sa pripájate na databázu, ktorá nie je na Vašom počítači, skontrolujte si pripojenie k sieti. Ak problém pretrváva kontaktujte Vášho správcu siete.
5)    Ak sa pripájate na databázu, ktorá je na Vašom počítači a navykonávali sa žiadne systémové zmeny vo Vašom počítači, kontaktujte našu technickú podporu. Kontakty na technickú a zákaznícku podporu nájdete v časti „Systém“ – „Pomoc“.
 
 

20. Zvládnem inštaláciu aj sám bez pomoci ?

Dôležité pri inštalácii je postupovať presne podľa návodu na inštaláciu. Inštalačný program je pripravený tak, aby ste nemuseli počas inštalácie meniť a dopisovať žiaden údaje. Ak pristupujete k počítaču ako „správca“ nemali by sa vyskytnúť žiadne problémy počas inštalácie.